Clause RGPD – Transmission et traitement des données des employés
En cochant la case et en envoyant le fichier, vous déclarez et garantissez ce qui suit.
1) Licéité et information préalable
- Vous êtes habilité à transmettre à novIAguard les données de vos employés (prénom, nom, e‑mail professionnel).
- Vous avez informé vos employés de cette transmission à novIAguard et au fournisseur du LMS, aux fins de mise à disposition des formations (création d’accès, inscription, délivrance, support).
- Vous disposez d’une base légale appropriée (exécution du contrat/intérêt légitime et, lorsque requis, consentement) et fournissez aux employés les informations des art. 13/14 RGPD.
2) Responsables et finalités
novIAguard traite les données pour gérer la prestation et transmettre au LMS externe les données nécessaires à la délivrance des formations. Le LMS traite les données pour fournir les services de formation en qualité de responsable distinct ou de sous‑traitant selon le cadre contractuel.
Finalités: création/gestion des accès, inscriptions, délivrance et suivi des formations, assistance, obligations légales et de sécurité, facturation/traçabilité.
3) Données traitées
Prénom, nom, e‑mail; métadonnées minimales (date d’inscription, identifiant de cours).
4) Base légale
Exécution du contrat (art. 6.1.b), intérêt légitime (art. 6.1.f), et, lorsque requis, consentement (art. 6.1.a).
5) Destinataires et transferts
Destinataires: novIAguard (personnel habilité), fournisseur du LMS, prestataires techniques (hébergeur, email transactionnel) soumis à des engagements de confidentialité et de sécurité.
Transferts hors UE/EEE (le cas échéant): encadrés par des garanties appropriées (clauses contractuelles types, mesures complémentaires). Voir les politiques de confidentialité.
6) Conservation
Conservation pendant la délivrance des formations puis archivage légal avant suppression/anonymisation.
7) Droits
Accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité; réclamation auprès de l’autorité de contrôle (CNIL). Les demandes sont traitées par novIAguard et/ou le LMS selon la responsabilité respective.
8) Sécurité
Mesures techniques et organisationnelles appropriées (contrôles d’accès, chiffrement en transit, journalisation, sauvegardes).
9) Engagements du Dirigeant
- Transmettre uniquement des données exactes, nécessaires et à jour via le canal sécurisé fourni.
- Ne pas inclure de données sensibles.
- Relayer sans délai toute demande d’exercice de droits reçue d’un employé.
En cochant la case, je confirme avoir informé mes employés, disposer d’une base légale appropriée et autoriser novIAguard à transmettre les données au fournisseur du LMS pour la délivrance des formations.
Consulter: Politique de confidentialité novIAguard